Dient u nog op zoek te gaan naar een nieuwe vaste vertegenwoordiger?

Het zijn u wellicht gekende fenomenen. Een natuurlijk persoon zetelt met twee verschillende petjes – als bestuurder in eigen naam én als vaste vertegenwoordiger van een andere bestuurder-rechtspersoon – in het bestuur van een vennootschap. Of een bestuurder-rechtspersoon duidt eerst een andere rechtspersoon aan als vaste vertegenwoordiger, die op haar beurt een natuurlijke persoon als vaste vertegenwoordiger aanduidt.

Met ingang van 1 januari 2020 verbiedt het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen voormelde gangbare praktijken:

• Een natuurlijke persoon kan slechts in één hoedanigheid zetelen in het bestuur van een vennootschap: hetzij als bestuurder in eigen naam hetzij als vaste vertegenwoordiger van een bestuurder-rechtspersoon.

• Een natuurlijke persoon kan niet de vaste vertegenwoordiger zijn van meerdere bestuurders-rechtspersonen in één vennootschap.

• Een vaste vertegenwoordiger dient per definitie een natuurlijke persoon te zijn. Het is dus niet langer mogelijk om een rechtspersoon aan te stellen als vaste vertegenwoordiger.

• De verplichting tot het aanstellen van een vaste vertegenwoordiger geldt eveneens voor de dagelijks bestuurder van een vennootschap, terwijl dit onder het Wetboek van Vennootschappen niet het geval was.

Als gevolg van deze nieuwe regels, moeten heel wat vennootschappen per 1 januari 2020 op zoek naar nieuwe vaste vertegenwoordigers. De wetgever heeft wel voorzien dat de vaste vertegenwoordigers – in tegenstelling tot wat het geval was onder het Wetboek van Vennootschappen – niet langer benoemd dienen te worden onder de categorieën van aandeelhouders, bestuurders of personeelsleden. Ook andere personen kunnen thans aldus worden benoemd als vaste vertegenwoordiger.

Deze regels treden automatisch in werking vanaf 1 januari 2020 en hebben voorrang op de statuten van de betrokken vennootschap. Statutaire bepalingen in strijd zijn met deze regels worden vanaf 1 januari 2020 automatisch voor niet-geschreven gehouden.
Wat indien men zich niet in regel stelt met deze regelgeving per 1 januari 2020? Hoewel hierop geen pasklaar antwoord bestaat, lijkt de kans niet onbestaande dat de beslissingen van het bestuursorgaan – dat aldus onregelmatig is samengesteld – aanvechtbaar zijn. Eveneens loopt men een risico op bestuurdersaansprakelijkheid.

Zetelt u vandaag nog met meerdere petjes in het bestuursorgaan of is uw vaste vertegenwoordiger nog steeds een rechtspersoon? Dan is het belangrijk dat u ervoor zorgt dat uw bestuursorgaan zo spoedig mogelijk wel correct is samengesteld. U kent dus alvast uw goede voornemen voor het nieuwe jaar!

Indien u hieromtrent meer informatie wenst, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons kantoor.

Vriendelijke groeten,

Namens Mahla,

Ilse Mertens en Justine Bisschop